在商务日常交流中，有时候我们仍需要写正式的商务信函，通过电子邮件或打印出来通过邮政寄送。一般合同、协议或其他文件都是以带附信的传统商务信函模式发送的。如今我们依然通过邮政系统投递信件，索取回执，这样我们就能确认对方是否收到了信件，这仍是一种很有效的商务信函传递方式。而且你可能很难想象，有些企业依然没有使用电子交易模式。正式的商务信函可能已经过时，但说不定哪天就能用得上。

您可以参考湖南企发为您提供的示范提纲：

日期：包括年月。

【资料图】

封内陆址：收件人的地址。

标题：有些信件会有标题或是编号。

称谓：可使用“尊敬的”，后面跟一个冒号（：）。

信的主体

结尾：一般的商务信件会以“谨上”作为结尾。

签名：手写签名。

姓名和身份：打印出来的姓名，下缀身份。

标识线：对于口述的信件，作者的名字以大写形式出现，冒号后跟小写的助手姓名缩写。

附件：如果有附件，要打印上“附”或“附件”的字样。如果附件不止一份则需要编号。

抄送：抄送多方的信件要表明“抄送：”，后跟收信人的姓名。

又及：如果有“又及”的内容，可以写在这里。

以下是湖南企发的小伙伴为您总结的写作要点：

·用带公司抬头的信纸打印商务信函。如果没有这样的信纸，或者是以个人名义寄送商务类的信函，可以在纸的最上方居中的部位打印姓名和地址。

·统一信件格式，包括收信人的姓名、地址和日期。可能你的地址已经打印在信纸上了。

·使用正式的称谓。传统的正式信函一般称对方“先生”或“女士”，很少直呼其名。

·语气要正式。一般来说商务信函比电子邮件更正式（也有例外），所以要注意语气不能太随意。

·信的主体分块分段。

·结尾要正式。一般最常用的结尾是“谨上”。

·签名。

·签名下方打印出姓名。

·如果随信还有附件，邮件下方要有“附件”或“附”的字样，就在本页的最下方。标明附件的份数。

·如果还将信件抄送给了他人，在本人姓名下方要标明“抄送”字样，就在本页的最下方。

·语气不要太随意。商务信函比电子邮件更正式。

·语言不要僵硬教条。商务信件的确是正式文件，但也不要太过模式化。要避免使用过度僵硬（如“根据您的要求，请查收”）或过于教条（如“署名”）的语言。